Abzugsfähige Ausgaben muss man im Rahmen der Einkommensteuererklärung nachweisen oder zumindest glaubhaft machen. Bei Spenden bspw. gibt es klare Formvorschriften. Bis € 100,00 der Überweisungsnachweis, darüber hinaus einen Zuwendungsnachweis (Spendenbescheinigung). Übliche Versicherungen, die über den Rahmen der gesetzlichen Sozialversicherung hinausgehen, sollte man im Erstjahr durch Belege (Kopie des Vers.-Vertrages) nachweisen. Bei als Werbungskosten geltendgemachten größeren Ausgaben (Computer etc.) reicht regelmäßig der einmalige Nachweis, denn die Abschreibung zieht sich dann über 3 Jahre hin (wenn größer als € 475,60 incl. 16% USt). Ist der Computer anerkannt, ist es regelmäßig üblich, lfd. Verbrauchsmaterial zu kaufen.
Bei Fortbildungsmassnahmen wird´s schon schwieriger, Hier sind die Bestätigungen des Instituts oder die Zahlungsbelege einzureichen. Die Fahrten zur Massnahme usw. sind dann wohl glaubhaft.
Es kommt auch auf den zuständigen Bearbeiter beim FA an. Wenn der 1000 Vorgänge im Jahr abarbeiten muss, kann er nicht jeden einzelnen minutiös prüfen. Für Werbungskosten gibt es m.W. interne Grenzbeträge. Werden diese überschritten, muss der Sachgebietsleiter genehmigen.
Wenn man eine elektronische Steuererklärung (ELSTER) abgibt, geht´s auch etwas schneller mit einer Erstattung. Die elektronischen Erklärungen sollen nach interner Anweisung bevorzugt bearbeitet werden.