Kurzfassung:
Die USt-IdNr. benötigen alle Unternehmen innerhalb der EU, die mit Unternehmen aus anderen Mitgliedsstaaten grenzüberschreitene Geschäfte tätigen.
Der Verkäufer (z. B. aus Deutschland) verkauft an den Käufer (z.B. in Italien) sein Ware netto, also ohne die dariun normalerweise enthaltene Umsatzsteuer (=MwSt). Der Käufer entrichtet in seinem Heimatland den dort gültigen Mehrwertsteuersatz an das für ihn zuständige Finanzamt.
Jedes Unternehmen muss quartalsweise alle Einnahmen, die mit ausländischen Unternehmen getätigt wurden, an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) melden, das wiederum die Daten an die anderen Länder weitergibt, damit diese kontrollieren können, ob dort die Mehrwertsteuer (korrekt Einfuhrumsatzsteuer) auch entrichtet wurde.
Langfassung aus Wikipedia:
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (abgekürzt USt-IdNr. in Deutschland oder UID in Österreich) ist eine eindeutige Kennzeichnung eines Umsatzsteuerpflichtigen. Sie dient innerhalb des Europäischen Binnenmarktes zur Abrechnung der Umsatzsteuer durch die Finanzämter. Es handelt sich bei der USt-IdNr. jedoch nicht um das Identifikationsmerkmal nach §139a-d der Abgabenordnung, welches z.Zt. noch nicht vergeben wird.
Beim Export in ein anderes Land der EU wird keine Umsatzsteuer berechnet (steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung), wenn der gewerbliche Abnehmer im Empfängerland eine Umsatzbesteuerung mit dem Steuersatz des Ziellandes vornimmt. Das Vorliegen dieser Voraussetzung wird unterstellt, wenn der Empfänger seine USt-IdNr. angibt. Durch dieses Bestimmungslandprinzip wird die Besteuerung in das Empfängerland verlagert.
Ob eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gültig ist, kann durch das MWSt-Informationsaustauschsystem (MIAS) der Europäischen Kommission geprüft werden. Bei Zweifeln an der Gültigkeit einer Identifikationsnummer ist eine qualifizierte Anfrage an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu stellen, das die ID-Nummer und den Empfänger überprüft. Außerdem sind weitere formale Vorschriften bei Lieferung und Abholung zu beachten (Zusammenfassende Meldung), andernfalls wird die USt vom Finanzamt beim Lieferer nachverlangt.
Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erteilt. Der Antrag kann auch online gestellt werden.
Gesetzliche Grundlage ist in Deutschland § 27 a Umsatzsteuergesetz (UStG).
Aufbau der Identifikationsnummer
Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beginnen immer mit einem Präfix bestehend aus zwei Großbuchstaben, meistens mit dem zweistelligen ISO-3166-Alpha-2-Kode desjenigen EU-Landes, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat (also für in Deutschland ansässige Firmen immer mit "DE") und folgen einem durch Prüfziffern festgelegten Schema. Länge und Aufbau sind je nach Land unterschiedlich, es folgen nach den zwei Buchstaben des Länderkürzels aber höchstens 12 weitere alphanumerische Zeichen, die ohne Leer- oder sonstige Trennzeichen hintereinander in einem fort geschrieben werden. Deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummen haben nach dem "DE"-Präfix neun Zahlen, von denen die letzte eine Prüfziffer ist. Österreichische UID-Nummern beginnen nach dem "AT"-Präfix immer mit dem Buchstaben "U". Dies führt öfters zu Irritationen, denn auch wenn jede österreichische UID-Nr. mit "ATU" anfängt, ist das Länderkürzel für Österreich "AT" und somit zweistellig.
Weitere Details zum Aufbau der USt-ID in den verschiedenen Ländern finden sich beim Bundeszentralamt für Steuern: Merkblatt.
Europäische Identifikationsnummern
Eine Ausnahme stellen EU-USt-IdNrn dar: Das sind Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, die mit den Buchstaben "EU" beginnen und die an nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer vergeben werden, die im Gemeinschaftsgebiet als Steuerschuldner ausschließlich sonstige Leistungen auf elektronischem Weg (§ 3a Abs. 4 Nr. 14 UStG) an in der EU ansässige Nichtunternehmer erbringen. Rechtsgrundlage ist die durch § 18 Abs. 4c und 4d UStG zum 1. Juli 2003 eingeführte Sonderregelung, die wiederum auf europarechtliche Vorgaben zurückgeht. EU-Umsatzsteuernummern kommen also nur zwischen außereuropäischen Unternehmen und europäischen Nichtunternehmen zum Einsatz; sie brauchen (und können) deswegen weder vom BZSt noch vom MIAS validiert werden.